As empresas, em determinada fase de crescimento, se deparam com algumas situações não previstas anteriormente, mas que agora causam desconforto e contribuem para a queda da produtividade.
Gerenciar equipes maiores, espaços amplos, processos, desperdícios são apenas alguns dos desafios enfrentados hoje, pela maioria dos gestores de empresas. Porém, há soluções e, às vezes, relativamente simples.
Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão necessitava se reestruturar e reorganizar as suas indústrias. Aperfeiçoaram então os princípios de qualidade americanos para impulsionar a indústria japonesa. Conceituaram como Qualidade no Estilo Japonês ou Total Quality Control (TQC) que consiste na gestão dos processos para garantir a qualidade do produto final.
Criaram as técnicas do 5S: conjunto de ferramentas que auxiliam na qualidade empresarial e fundamentados nos 5 “sensos” de limpeza e organização da cultura japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Inicialmente o objetivo era evitar desperdícios e resolver os efeitos da guerra. Atualmente a metodologia 5S é aplicada em diversos ambientes, sendo útil nas organizações empresariais, em escolas e também na vida pessoal.
Seiri: Senso de Utilização e Descarte
Objetivo: Colocar em ordem o ambiente. Separar o que é útil e o que é desnecessário. O Seiri “prepara o terreno” para a implementação do 5S e utiliza os materiais e informações com equilíbrio e bom senso. Nesta etapa os resultados são imediatos: ganho de espaço, aumento da produtividade e facilidade de manutenção da limpeza.
Seiton: Senso de Organização
Objetivo: Identificar e ordenar tudo. Qualquer pessoa localizará facilmente as ferramentas essenciais ao trabalho.
Consiste em posicionar e classificar os materiais conforme a necessidade de uso. Os que são usados com maior frequência deverão ficar em locais de fácil acesso, identificados e rotulados para serem encontrados com facilidade e rapidez.
Para a gestão de estoques, a aplicação do Seiton é essencial, pois auxilia quando determinado item está acabando, evitando faltas ou excessos.
Seiso: Senso de Limpeza
Objetivo: Limpar e evitar sujar. É o mais fácil de ser aplicado no Brasil. O brasileiro destaca-se pelo senso de limpeza, porém nem sempre é organizado. Deve-se conscientizar os funcionários a incluírem hábitos de limpeza em gavetas e na organização de pastas compartilhadas em nuvem. Quando se contribui com a limpeza do local de trabalho os desperdícios de tempo e dinheiro são evitados.
Seiketsu: Senso de Padronização
Objetivo: Padronizar as práticas saudáveis. As 3 etapas anteriores se complementam e nesta etapa serão padronizadas como práticas rotineiras da empresa. Para o Seiketsu, a higiene depende de seguir padrões saudáveis de ordem e limpeza.
Shitsuke: Senso de Autodisciplina
Objetivo: Fazer dessas atitudes um hábito e assumir a responsabilidade de atingir padrões saudáveis. Deve-se comprometer com as etapas anteriores e considerar que o programa é implantado para o benefício de todos, porém o 5S é composto pelos padrões éticos e morais de cada um. Mesmo na ausência de controles, as tarefas serão cumpridas com responsabilidade.
Os colaboradores devem se conscientizar da importância da implantação do 5S, pois além das melhorias na vida profissional, também estarão presentes na vida pessoal.
A implantação deve iniciar por setores, gradativamente, e todo o processo gerenciado com atenção exclusiva em cada área. Após haver assimilação do S anterior, o próximo será apresentado. Do chão de fábrica a diretoria, todos devem receber o treinamento.
A ferramenta 5S não é estática. As mudanças devem ser feitas no que foi estabelecido e a implantação sempre evoluindo, de acordo com as novas necessidades da empresa.
Bom, talvez essa metodologia não vá resolver todos os seus problemas, mas poderá ajudar em muitas situações, principalmente para empresas que estão passando pelo chamado “Dores do Crescimento” e se deparam com situações não previstas e também para as empresas que querem iniciar o caminho da melhoria contínua. Busque informações em nosso blog. Você encontrará mais conteúdo que aborda outras ferramentas ou metodologias, como o Lean Seis Sigma.